RussiaРус
BelarusБел
Абсудзiць праэкт
Абсудзiць праэкт
RussiaРусский
BelarusБеларуская
Автоматическое выставление актов выполненных работ и услуг

Автоматическое выставление актов выполненных работ и услуг

Роботизация для бухгалтерии

Проблема

Процесс выставления актов выполненных работ и оказанных услуг выполнялся бухгалтерами вручную и требовал постоянного контроля поступивших оплат и задолженностей клиентов.

При подготовке актов сотрудникам необходимо было сверять суммы предоплаты, анализировать остатки задолженности и корректировать итоговые документы.

Высокая трудоемкость процесса увеличивала риск ошибок при сверке платежей и подготовке документов, а также требовала значительных временных затрат сотрудников.

Задачи проекта

Обеспечить автоматическое формирование и выставление актов выполненных работ и оказанных услуг с автоматической сверкой оплат и задолженностей клиентов.

О проекте

Нами выполнена роботизация процесса выставления актов выполненных работ и оказанных услуг, в котором программный робот:

  • подключается к системе «Клиент-Банк» и автоматически загружает банковские выписки;
  • извлекает данные по оплатам клиентов и формирует рабочие файлы для обработки;
  • анализирует поступившие платежи и задолженности контрагентов;
  • выполняет автоматическую сверку сумм предоплаты;
  • подготавливает проекты актов выполненных работ и оказанных услуг;
  • корректирует суммы актов в зависимости от произведенных оплат;
  • формирует итоговые документы для отправки клиентам;
  • автоматически рассылает акты контрагентам по электронной почте;
  • направляет бухгалтеру уведомления о выполненных операциях, статусах обработки и возможных исключениях.

Программный робот взаимодействует с системой «Клиент-банк», работает с рабочими файлами и корпоративной электронной почтой, обеспечивая автоматизированную подготовку и отправку документов без необходимости постоянного участия бухгалтера.

Стек технологий

Sherpa RPA, C#, JS, PowerShell

Результат проекта

В результате внедрения:

  • автоматизировано выставление до 100 актов ежемесячно;
  • экономия рабочего времени (с учетом сверки) составила до 80 часов в месяц;
  • скорость выполнения операций увеличилась в 2–3 раза;
  • менее 0,1% операций передаются на ручную обработку;
  • существенно снижено количество ошибок при сверке оплат и подготовке документов;
  • сотрудники были освобождены от рутинных механических операций объемом до 0,5 FTE;
  • экономия ИТ-ресурсов за счет работы программного робота в ночное время.

Автоматизация позволила повысить качество подготовки документов, ускорить процесс выставления актов и обеспечить более оперативный контроль расчетов с клиентами.