Автоматическое ознакомление с выписками из приказов

У Клиента процесс ознакомления с выписками из приказов очень трудоемкий, особенно в пиковые нагрузки (премирование к праздничным дням), когда 4 работника кадровой службы должны ознакомить с выписками свыше 6000 сотрудников.

При этом важна скорость выполнения операций, исключение ошибок при «нарезке» групповых приказов на индивидуальные выписки и направлении их по маршрутам ознакомления в системе электронного документооборота (далее – СЭД).

При высокой трудоемкости процесса работники кадровой службы часто допускали ошибки.

Без доработки специализированных комплексов в короткие сроки требуется автоматизировать процессы формирования групповых и индивидуальных выписок, ознакомления с ними работников.

Нами выполнена роботизация процессов, в которых программный робот в регламенте и по командам пользователей:

• проверяет наличие необработанных выписок из приказа;
• формирует выписки из приказа для индивидуального или группового ознакомления;
• регистрирует и направляет выписки на ознакомление работникам в СЭД;
• контролирует процесс ознакомления, направляя работникам напоминания;
• направляет по электронной почте сообщение работнику кадровой службы в случае отказа работника компании от ознакомления с выпиской из приказа:
• архивирует сохраненные выписки из приказа по истечении установленного срока;
• направляет заинтересованным отчет о проделанной работе.

Все необходимые операции по ознакомлению с выписками программный робот выполняет как технологический пользователь СЭД. Взаимодействие осуществляет по интерфейсу системы, работает как продвинутый пользователь Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) c файловой системой, программой архивации данных.

Sherpa RPA, C#, PowerShell

Удалось автоматизировать рутинный механический процесс без сложных дорогостоящих интеграций. Скорость выполнения операций увеличилась в 4-5 раз.

Повысилось качество результата процесса: менее 0,1% выписок направляется на ручную обработку.

Суммарная экономия рабочего времени 4-х сотрудников кадровой службы как минимум 10 часов в день (до 1,25 FTE) за счет передачи программному роботу рутинных, механических операций.

Значительно вырос уровень сквозной автоматизации процесса - до 95% FTP.