Разгляд зваротаў грамадзян і юрыдычных асоб

Працэс апрацоўкі зваротаў грамадзян і юрыдычных асоб і накіраванні адказаў заяўнікам выконваўся супрацоўнікамі ўручную праз некалькі інфармацыйных сістэм.

Супрацоўнікам патрабавалася рэгістраваць звароты, фармаваць адказы розных тыпаў, уручную пераносіць дадзеныя ў Сістэму зваротаў, прымацоўваць файлы, кантраляваць статуты апрацоўкі і выконваць паўторныя праверкі памылак.

Высокая працаёмкасць працэсу і вялікая колькасць аперацый павялічвалі рызыку памылак пры апрацоўцы дакументаў, колькасць парушэнняў тэрмінаў рэгістрацыі і падрыхтоўкі адказаў, страты інфармацыі пры ўзаемадзеянні паміж сістэмамі.

Аўтаматызаваць перадачу зваротаў грамадзян і юрыдычных асоб і адказаў заяўнікам паміж сістэмай электроннага дакументаабароту (далей - СЭД) Заказчыка і СА з кантролем статусаў, паўторнай апрацоўкай памылак і аўтаматычным фарміраваннем справаздачнасці.

Намі выканана рабатызацыя працэсу ўзаемадзеяння паміж інфармацыйнымі сістэмамі, у якім праграмны робат:

• аўтаматычна запускаецца па раскладзе або пры паступленні дакументаў на апрацоўку;
• выконвае накіраванне адказаў заяўнікам, пераадрасаванне зваротаў, адпраўку прамежкавых адказаў і запытаў;
• аналізуе рэквізіты дакументаў і ідэнтыфікатары зваротаў у СА;
• аўтаматычна перадае дадзеныя паміж СЭД і СА;
• спампоўвае і прымацоўвае файлы ў карэктнай паслядоўнасці;
• кантралюе дапушчальны памер укладанняў;
• рэгіструе звароты грамадзян і юрыдычных асоб, якія паступілі ў іншай форме;
• вядзе працоўныя табліцы апрацоўкі з фіксацыяй статутаў аперацый;
• аўтаматычна паўтарае апрацоўку дакументаў са статусам "Памылка" праз зададзены інтэрвал часу;
• выконвае кантрольную зверку дакументаў у канцы працоўнага дня;
• выяўляе дакументы, не накіраваныя карыстальнікамі на апрацоўку на працягу дня;
• фармуе дэталізаваныя выніковыя справаздачы па ўсіх аперацыях;
• накіроўвае карыстальнікам апавяшчэння аб паспяховай апрацоўцы, памылках і нестандартных сітуацыях;
• захоўвае ўсе апрацаваныя файлы і гісторыю аперацый у сеткавых каталогах.

Праграмны робат узаемадзейнічае з СЭД, СА, карпаратыўнай электроннай поштай, працуе з Excel-файламі і сеткавымі сховішчамі без неабходнасці сталага ўдзелу супрацоўнікаў у руціннай апрацоўцы дакументаў.

Sherpa RPA, PowerShell, JS, C#

У выніку ўкаранення:

• аўтаматызаваны працэс перадачы зваротаў і адказаў паміж СЭД і СА;
• істотна скарочаны час апрацоўкі зваротаў;
• зніжана колькасць памылак пры ручным пераносе дадзеных і прымацаванні файлаў;
• забяспечаны аўтаматычны кантроль статусаў дакументаў і зваротаў;
• рэалізаваны механізм аўтаматычнай паўторнай апрацоўкі памылак;
• павышана празрыстасць працэсу за кошт аўтаматычнага фарміравання справаздачнасці і апавяшчэнняў;
• выключана страта дакументаў і ўкладанняў пры перадачы паміж сістэмамі;
• супрацоўнікі былі вызваленыя ад руцінных аперацый па рэгістрацыі, праверцы і кантролі апрацоўкі дакументаў.

Аўтаматызацыя дазволіла павысіць хуткасць апрацоўкі зваротаў, забяспечыць стабільнае ўзаемадзеянне паміж інфармацыйнымі сістэмамі і палепшыць якасць працы са зваротамі грамадзян і юрыдычных асоб. Знізілася напружанасць працы работнікаў, адказных за рэгістрацыю зваротаў, у сувязі з выкананнем патрабаванняў заканадаўства па рабоце са зваротамі грамадзян і юрыдычных асоб.